Cách sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả chi tiết nhất

Mỗi ngày, mỗi người trong chúng ta đề có một khoảng thời gian là như nhau nhưng khối lượng công việc và số lượng hoạt động của mỗi người là khác nhau. Sự khác nhau đó đến từ cách sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả của từng người. Thực tế, nhiều người thành công đều sở hữu kỹ năng sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả.

Vậy tại sao cần phải sắp xếp thời gian làm việc hợp lý? Làm thế nào để sắp xếp thời gian làm việc thật khoa học? Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!

I. Sắp xếp thời gian làm việc là gì?

Sắp xếp thời gian làm việc là sự phân chia hợp lý từng khoảng thời gian khác nhau tương ứng với mỗi nhiệm vụ cụ thể cần phải làm trong ngày. Đối với người đi làm, đây là một kỹ năng quan trọng, thể hiện trách nhiệm và năng lực của mình. Vì vậy, mỗi người đều cần phải biết những phương pháp sắp xếp lịch trình công việc sao cho khoa học nhất.

>>> Xem thêm: Cách quản lý nhân sự hiệu quả cho nhà quản lý doanh nghiệp

II. Vì sao cần phải sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả?

Việc quản lý thời gian một cách hiệu quả trong công việc sẽ giúp bạn mang lại nhiều lợi ích khác nhau:

1. Nâng cao năng suất làm việc

Nếu biết cách quản lý thời gian, bạn có thể sắp xếp tất cả các công việc và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Đồng thời, kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn sẽ giúp bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức.

2. Giảm bớt áp lực và cân bằng cuộc sống

Việc quản lý thời gian không hợp lý rất dễ dẫn tới tình trạng làm việc nhiều áp lực, quá tải, dễ đưa ra những quyết định sai lầm vì không có đủ sự bình tĩnh và thời gian để xem xét.

Ngược lại, việc kiểm soát thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng từ nhiều phía, và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho bản thân và gia đình, từ đó cải thiện chất lượng cuộc sống của mình.

3. Hạn chế thói quen xấu

Việc sắp xếp thời gian làm việc hợp lý sẽ tạo ra khuôn khổ và giới hạn cho từng phần việc. Vì vậy, nó sẽ giúp bạn loại bỏ nhiều thói quen xấu khác như trì hoãn công việc, tổ chức kém, không tích cực làm việc,… đồng thời, tạo động lực giúp bạn thực hiện những dự định còn đang ấp ủ.

III. Các cách sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả

1. Rèn luyện những kỹ năng cần thiết

Kỹ năng sắp xếp thời gian làm việc là thứ mà ai cũng biết đến, nhưng người nắm được bản chất và vận dụng hiệu quả thì lại không nhiều. Kỹ năng quản lý thời gian làm việc có thể xem gồm tổ hợp các kỹ năng bao gồm:

• Kỹ năng thiết lập mục tiêu.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp.
• Kỹ năng lập kế hoạch.
• Kỹ năng quản trị.
• Kỹ năng kiểm soát.

Sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả không chỉ đơn giản là việc sắp xếp thời gian, nó còn là sự kết hợp tất cả các kỹ năng nêu trên để lên kế hoạch, tổ chức sắp xếp và thực hiện có hiệu quả mọi công việc.

2. Áp dụng một số mẹo nhỏ

Không giống các kỹ năng quản lý thời gian nói trên, bạn cần có thời gian tìm hiểu và rèn luyện để có thể áp dụng một cách linh hoạt, hiệu quả, những mẹo sau đây sẽ giúp bạn giải quyết được ngay bài toán sắp xếp thời gian làm việc:

• Lập thời gian biểu rõ ràng.
• Sắp xếp công việc hàng ngày dựa trên tầm quan trọng và tính khẩn cấp.
• Thực hiện những việc quan trọng nhất vào buổi sáng.
• Tìm ra “khung giờ vàng” của bản thân.
• Lên lịch trả lời email.
• Dành ít nhất 30 phút tập thể dục.
• Tìm kiếm nguồn cảm hứng khi bị “bí” ý tưởng.
• Sắp xếp gọn gàng góc làm việc.

Bạn có thể lựa chọn và áp dụng nhiều mẹo cùng một lúc, và tùy vào từng thời điểm, từng hoàn cảnh khác nhau mà sẽ có sự lựa chọn khác nhau. Việc sử dụng linh hoạt các mẹo nói trên sẽ đem lại hiệu quả bất ngờ cho bạn.

3. Sử dụng các công cụ hỗ trợ

Hiện nay, có rất nhiều công cụ hỗ trợ quản lý thời gian mà bạn có thể chọn dùng. Vậy nên, bạn không cần phải bó mình theo một phương pháp mà bản thân cảm thấy không hiệu quả.

Trước khi sử dụng một công cụ nào đó, bạn cần tìm hiểu kỹ càng từng mô hình, công cụ. Mỗi một công cụ đều có những ưu điểm, tính năng riêng. Bạn nên lựa chọn công cụ phù hợp, nhất là công cụ hiện đại, đang là xu hướng như ứng dụng đếm ngày làm việc. Điều này là rất quan trọng vì chúng sẽ giúp bạn khơi dậy tinh thần hứng khởi và có trách nhiệm hơn trong từng công việc.

>>> Xem thêm: Phần mềm chấm công IOS đáng sử dụng nhất cho các doanh nghiệp

Trên đây là tất tần tật về sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả mà chúng tôi muốn mang đến cho bạn đọc. Mong rằng, sau bài viết này, bạn sẽ tìm ra cho mình một cách quản lý thời gian làm việc hiệu quả. Chúc bạn thành công!